Tuesday, September 13, 2011

Управление целями

ЦОАСУ превращает “управление целями” в формальную научную дисциплину, которая включает в себя несколько областей.
  • Формулирование целей. Процесс управления начинается с формулирования целей.
    • Определение - Цель определяется в конкретных, измеримых и определенных во времени терминах. Определение обычно состоит из 6 основных частей (принцип 5WH):
      • Кто - Кто отвечает и способствует достижению цели? “Кто” определяет требуемые ресурсы.
      • Что - Что это за цель? Что конкретно должно быть достигнуто? Как измерить прогресс в достижении цели? “Что” дает формальное или неформальное определение будущего желаемого состояния, которое должно быть достигнуто.
      • Где - Где цель должна быть достигнута? “Где” определяет объект действия, на которое направлена цель.
      • Когда - Каков временной интервал для достижения цели? “Когда” определяет время когда работа в направлении цели начинается, и когда она должна быть завершена. Время может быть задано несколькими различными способами:
        • Точное время
        • Относительно к началу или концу другой цели
        • Условно, при получении команды или когда происходят определенные события
      • Почему - Почему необходимо достигнуть эту цель? Какова причина эту цель породившая? “Почему” обычно связывает цель с одной или  несколькими целями более высокого порядка (сверх-целями).
      • Как - Как именно цель должна быть достигнута? “Как” обычно определяет ограничения или дает указания к достижению цели. При управлении в стиле “микроменеджмент” “как” может предписывать полный план действий, устраняющий любую инициативу.
Для улучшения определения цели может использоваться формула SMART (Specific(конкретно) - Measurable(измеряемо) - Actionable(призывающе к действию) - Realistic(реалистично) - Time-bound(ограничено во времени)).
    • Структурирование - Разбиение цели на подцели. Существует несколько аспектов, которые должны приниматься во внимание при структурировании цели:
      • Полнота - Приведет ли исполнение всех подцелей к достижению данной цели?
      • Последовательность - Существует ли определенный порядок, в котором подцели должны быть достигнуты?
      • Определенность - Подцели должны содержать меньше определенности / быть более однозначны, чем разбиваемая цель. Если неопределенность возрастает, это означает, что разбиение выполнено неверно.
Существует несколько методов, которые люди используют для структурирование целей:
      • WBS (Work Breakdown Structure) - иерархическое разбиение цели по на последовательность шагов (задач)
      • Дельфи метод / Метод экспертных оценок - разбиение проводится группой “экспертов” в несколько итераций. На каждой итерации полученные разбиения обсуждаются. Процесс повторяется пока разбиения не сходятся.
  • Анализ/оценка целей. Перед тем, как начать работать над достижением цели, имеет смысл её оценить с разных сторон:
    • Пригодность - Имеет ли цель смысл? Приведет ли она нас к желаемому результату? Есть ли лучшие альтернативы?
    • Осуществимость - Может ли цель быть реально осуществима? Способны ли мы физически достигнуть эту цель, принимая во внимание текущее состояние, наличные ресурсы и другую работу, которая должна быть выполнена в тоже время? Каковы риски, которые могут негативно или позитивно повлиять на достижение данной цели?
    • Приемлемость - Хотим ли мы это делать? Соответствует ли цель или способ ее  достижения нашим ценностям? Приемлемы ли для нас получаемые побочные эффекты?
На этом этапе также могу применяться SWOT анализ (Strengths(сильные стороны) - Weaknesses(слабые стороны) - Opportunities(возможности) - Threads(опасности)) и оценка рисков.
  • Передача целей. После того как цель определена и проанализирована, она может быть передана между уровнями управления. Существует два основных способа передачи целей:
    • Назначение - основной способ передачи целей сверху-вниз, от начальника к подчиненным.
    • Пропаганда - альтернативный способ, когда цели определяются на нижних уровнях управления, и затем передаются снизу-вверх.
Иногда, слыша о ЦОАСУ, люди представляют себе зарегулированную среду, где контролируется каждый шаг, где подавлена любая инициатива и нет желания работать. На самом же деле, ЦОАСУ не заставляет передавать цели исключительно сверху-вниз. Напротив, для организаций бывает очень полезно позволять людям “внизу” определять свои собственные цели. При этом ЦОАСУ помогает их зафиксировать и начать ими управлять. Когда появляется новая цель, начальник может ее сразу увидеть. Если он с ней согласен, то он может помочь в ее достижении, или даже может сделать ее частью своих планов и предложить ее своему вышестоящему начальству. Однако, если начальник не согласен, он способен остановить работу, не тратя ценные время и ресурсы.
  • Достижение целей. Управление целями может также помочь во время достижения цели и после этого. Оно способно превратить болезненный, слепой процесс исполнения в осмысленный акт балансирования.
    • Балансирование - Часто огранизации пытаются достигнуть несколько целей одновременно, используя ограниченные ресурсы. Управление целями дает формальные методы выявления неявных зависимостей между несколькими одновременными целями:
      • Конкуренция - зависимость между целями, которые требуют одни и те же ресурсы для своего достижения в один и тот же момент времени.
      • Конфликт - получается, когда разницы между текущим состоянием и ожидаемым результатом двух целей идут в разных направлениях (имеют противоположных знак). Например: у человека есть цель “скопить денег для пенсии”. Ожидаемый результат требует увеличения денег на банковском счету. Другая цель, “провести отпуск на Гаваях”, будет конфликтовать с первой целью,так как побочный эффект приведет к уменьшению денег.
      • Синергия - противоположность Конфликту. Происходит, когда разница между ожидаемыми результатами двух целей и текущим состоянием однонаправлены (имеют одинаковый знак). Достигая одну цель, человек или организация приближаются к другой цели. Для рассмотренного выше примера: цель “закончить шабашку” будет синергична “накоплению денег для пенсии”, так как количество денег на банковском счету увеличится в обоих случаях.
Есть два основных способа балансирования между одновременными взаимозависимыми целями:
      • Консенсус - поиск общей цели верхнего порядка (общей позиции), предсказание и оптимизация получаемого результата путем сбалансированных решений. Даже если каждая из целей не достигнет всего своего потенциала, то общая сверх-цель будет иметь максимальный результат.
      • Арбитраж - происходит, когда какой-либо наделенный полномочиями человек принимает решение о компромиссе между целями.
  • Анализ прогресса - оценка текущего прогресса в достижении цели, определение достигнута ли цель. Если цель еще не достигнута, то предсказание вероятного будущего на основании трендов и текущей ситуации.
Кроме общих областей, существует несколько тем, специфичных для управления личными целями:
  • Самооценка - Осознание личных ценностей, целей в жизни, удовлетворенности в различных сферах жизни, и т.п. Самооценка позволяет уточнить личные особенности, которые имеют критическое значение на формирование целей и выбор способов их достижения.
  • Мотивация - Сохранение привлекательности цели и желания работать для ее достижения
  • Самосовершенствование - Устранение внутренних барьеров, которые могут мешать для успешного достижения целей (чувство незащищенности, сопротивление изменениям, и т.п.). Тренировка новых полезных навыков (настойчивость, делегирование, способность принимать рассчитанные риски, и т.п.).

8 comments:

  1. Для более глубокого понимания не хватает конкретных примеров. Ну хорошо, давайте пройдемся по процессу и попробуем разобрать по вопросам.

    1. Формулирование целей.
    Кто будет их формулировать? Если человек, то тогда это субъективная часть, которую не стоит формализовать, потому что формализация чего-то недетерминированного да ещё и субъективного - странная затея.
    Если автоматизированно - тут интересно. Шаблон для целеполагания - шаги бизнес-процесса. Ну хорошо, взяли их за основу, соединили в иерархию.

    Вопросы: иерархия - пример зарегулированной системы. Как появляются sibling-связи?

    2. Структурирование.
    Вот тут интересно. Определенность цели. Как оценить? Пример из других систем и методов: энтропия. Вопрос: на основании чего её считать? Если нет, то какие меры определенности используются/использовались?

    Как разбивать? Дельфи-метод выполняется человеком. Не годится. WBS... Получаем строгую иерархию. До каких пор разбивать? Ведь можно на крупных шагах остановиться, а можно до элементарных операций дойти. Нужен критерий.

    3. Анализ/оценка целей
    Пригодность. Субъективно, не нравится. Предлагаю пригодность оценить с точки зрения синергии целей верхнего уровня и основной сверхцели. Если синергия везде 0 или минус - цель непригодна. Так хоть можно формализовать.
    Приемлемость. А в чем принципиальная разница с пригодностью? Пригодная цель может быть неприемлемой? Или наоборот, приемлемая цель, приводящая к нужному результату, может быть непригодной?
    Осуществимость. Как её оценить при управлении целями, до исполнения? Может, её выделить как Run Time характеристику цели? Просто я не уверен, что осуществимость можно всегда оценить на раннем этапе.

    4. Передача целей.
    Вопрос: а как появляется горизонтальное взаимодействие между целями?

    5. Достижение целей.
    Пока для меня, пожалуй, самый понятный и непротиворечивый кусок.

    ReplyDelete
  2. Попробую ответить на такой длинный комментарий по частям.

    В ЦОАСУ принципиально неважно кем формулируются цели - человеком или АСУ. В посте "Уровни мышления в постановке целей" я описал три основных способа/уровня. Да, формулирование целей на основе знаний пока доступно только человеку (или богу). Но уровни шаблонного или детерминированного поведения вполне доступны для реализации в АСУ на уровне современных технологий

    ReplyDelete
  3. Пригодность с синергией не имеет ничего общего и принципиально отлична от приемлемости.

    К примеру: есть цель - стать богатым. При структурировании можем рассмотреть ограбление банка как вариант достижения этой цели.

    С точки зрения пригодности - да, успешное ограбление действительно может обогатить, поэтому такая цель - пригодна

    Теперь приемлемость - большинство законопослушных людей на такую цель не согласятся - она неприемлема с позиции их моральных убеждений

    И, наконец, осуществимость - далеко не каждый может такую цель осуществить, даже если решится на нее

    ReplyDelete
  4. А что такое "горизонтальное взаимодействие между целями"? Вопрос не совсем понятен. Если имеются ввиду взаимосвязи, то я их в посте описал. В основном это - конкуренция, конфликт, синергия

    ReplyDelete
  5. С приемлемостью не совсем понятно. К примеру, достичь цели за счет того, чтобы забрать ресурсы у имеющегося активного элемента неприемлемо (твой пример - забираем у банка), но дело в том, что это не синергетично! Если забрать ресурсы, мы отдалим достижение цели или сделаем его невозможным (банк понесёт убытки или обанкротится, смотря на сколько ограбят) - конфликтующие цели)

    ReplyDelete
  6. По горизонтальному взаимодействию. Одна из идей, связанная с DMN - это сетевая структура целей, а не иерархическая. Раз так, то взаимодействие между целями должно осуществляться не строго по иерархии. Вопрос - как?

    ReplyDelete
  7. DMN (Decision Making Network) - это сетевая структура взаимодействующих Активных Элементов системы, а не целей. Цели были и остаются иерархичными (структуры дерево, куст, лес, сеть (mesh)). Горизонтальные взаимосвязи между целями приявляются больше как последовательности выполняния. Бизнес-процессы - вот пример горизонтальных взаимосвязей целей

    ReplyDelete
  8. Пример с банком по приемлемости - в данном контексте банк рассматривается не как часть системы, а как часть среды. Т.е. если банк после ограбления обанкротится - то для нас (нашей системы) это значения не имеет. Если же это "наш банк", то его ограбление действительно нанесет урон нам самим. Тогда это уже "пригодность", а не "приемлемость"

    ReplyDelete