Thursday, April 26, 2012

Принцип №5. Информационная целостность

К сожалению, в настоящее время в большинстве организаций управление строится на основе неявных целей. Начальники имеют в своей голове определенное, порой смутное, понимание своих целей. Своим подчиненным они доносят информацию о целях в усеченном и искаженном виде. Подчиненные в свою очередь понимают поставленные цели по-своему. Через два-три уровня управления уже невозможно четко соотнести принимаемые решения с целями более высокого порядка. По прошествии времени ситуация меняется, цели также меняются, и расхождения между ними еще более возрастают. Такое непрозначное управление чрезвычайно неэффективно, и порой может приводить к невероятным, непредсказуемым результатам. Связи между результатами и принятыми решениями также отсутствуют.  Необходимы значительные усилия и глубокое понимание ситуации, чтобы понять что произошло и почему. Такой стиль управления мы называем “островками управления и анализа”



.


Целеориентированное управление предлагает совершенно иной подход. В ЦОАСУ цели должны быть определены в явном виде. Цели верхнего порядка детализируются, дробятся на цели более низкого порядка, передаются исполнителям. При определении целей информация о причинно-следственных связях, т.е. о связях с целями верхнего и нижнего порядков, сохраняется. Достигнутые результаты также связываются с целями и действиями, которые привели к этим результатам. Имея такую информацию можно четко видеть почему принимаются определенные решения, как решения исполняются нижестоящими уровнями управления, а результаты могут быть легко связаны с принятыми решениями на любом уровне.


Таким образом, одной из важнейших функций ЦОАСУ является поддержание цепочек причинно-следственных связей в информационных потоках - управляющих и аналитических. Это требование постулируется 5-м принципом управления - принципом информационной целостности.

Принцип информационной целостности позволяет устранить пробелы в управляющей и аналитической информации, связать их в непрерывные информационные потоки. Отсутствие связей между управляющими решениями, причинами и последствиями делает управление непрозрачным, и существенно усложняет управление в многоуровневых системах. Неспособность четко и однозначно связать результаты исполнения с принятыми решениями нарушает принцип обратной связи, перекладывает задачи анализа на плечи людей-управленцев и является существенным препятствием на пути повышения уровня автоматизации.

Определение:
“Любое решение в организации имеет причины и последствия; анализ основывается на полученных результатах и приводит к новым решениям. ЦОАСУ должна обеспечить инфраструктуру для поддержания целостности информации в ее логической цепочке.”

Ключевые моменты:
  • Любое управляющее решение имеет причины и последствия
  • Полученые результаты связаны с решениями, приведшими к исполнению
  • Результаты исполнения используются в принятии новых решений, и могут приводить к изменению поставленных целей, либо к постановке новых целей (принцип обратной связи)
  • Цели в ЦОАСУ должны быть определены в явном виде. ЦОАСУ должна поддерживать связи между целями, между целями и результатами в формальном явном виде.

Использование:
  • Найдите цели в системе управления, даже если они заданны в неявном виде. Обычно они скрываются под разными именами и сущностями - проекты, задачи, приказы, распоряжения, действия, управляющие сигналы и т.п. Задайте цели в явном виде используя принцип 5W (кто, что, где, когда, почему)
  • Используйте 5й элемент определения цели “почему?” для связи цели с целями более высокого порядка. Сделав это на всех уровнях управления вы обеспечите формирования необходимых причинно-следственных цепочек в потоке управления.
  • Часто говорят о “деревьях целей”. На самом деле, цель может быть связана с несколькими целями верхнего порядка и может образовывать сложные графы (сети / mesh)
  • Необходимо различать понятия “цель” и “решение”. Цель определяет “желаемое состояние в будущем которое человек или система намерены или планируют достигнуть”. Решения - это манипуляции с целями: формулирование, изменение или остановка целей. Для улучшения анализа желательно иметь историю управленческих решений, т.е. историю изменений целей.
  • Кроме жестких причинно-следственных связей в целях, также существуют мягкие связи связанные с синергией, конфликтами, соревнованием за ресурсы. Эти два типа связей необходимо различать и разделять. Жесткие связи присутствуют всегда. Мягкие связи, как правило, носят временный характер, и зависят от текущей ситуации. При изменении целей или ситуации мягкие связи могут изменяться, появляться или пропадать, а жесткие связи остаются.
  • Принцип “обратной связи” уже давно известен в теории автоматического управления (ТАУ). Но он чрезвычайно редко реализуется в многоуровневых системах управления с участием человека. Как правило, полученные результаты сваливаются в большую базу данных, и по ним генерируются отчеты. Глядя на эти отчеты, человек должен вспомнить ситуацию в прошлом и ментально связать результаты с поставленными целями в тот момент времени. Безусловно, такой подход страдает массой недостатков и является большим препятствием на пути повышения уровня автоматизации. Поэтому, при реализации ЦОАСУ необходимо обеспечить формальную связь результатов с предпринятыми действиями и целями, преведшими к этим результатам. Под “результатами” здесь мы понимает информацию об изменениях в системе и среде вызванных определенными действиями.
  • Существует простой механизм для реализации формальных причино-следственных связей, называемый “векторами целей”.
    • Цели в системе идентифицируются уникальным образом
    • При формулировании новой цели в ней сохраняются идентификаторы связанных целей верхнего порядка
    • При получении результатов из контекста исполнения берутся идентификаторы целей, ставших причиной предпринятых действий. Эти идентификаторы сохраняются совместно с данными результатов.
    • По сохраненным идентификаторам целей результаты могут агрегироваться (SUM, MIN, MAX, AVERAGE, и т.п.) и сопоставляться с целями на любой уровне управления.
Если в системе присутствует единый репозиторий целей, по которому можно быстро восстановить цепочку целей по причинно-следственным связям, то можно использовать усеченный вектор целей, который содержит только идентификаторы целей самого низкого порядка. В противном случае, если цели разбросаны по различным компонентам и быстро восстановить цепочку целей нельзя, то нужно хранить полный вектор целей - идентификаторы всей под- и сверх-целей, т.е. полную цепочку.
  • Следует также упомянуть об эскалациях. Эскалация - это информация о том, поставленная цель не может по каким-то причинам быть достигнута в полной (ожидаемой) мере. Соответственно, эскалации, также как и результаты, должны быть связаны с соответствующими целями.

4 comments:

  1. Кое что непонятно в статье:
    1)"Необходимо различать понятия “цель” и “решение”. Цель определяет “желаемое состояние в будущем которое человек или система намерены или планируют достигнуть”. Решения - это манипуляции с целями: формулирование, изменение или остановка целей. Для улучшения анализа желательно иметь историю управленческих решений, т.е. историю изменений целей."

    По-моему история решений и история изменения целей - это разные вещи. Цель может быть такой же, но вот способ его достижения(т.е. решение) может меняться.

    2) сходный вопрос в части про "вектора целей". Предлагается хранить идентификаторы целей совместно с результатами. Но опять же одна и та же цель может порождать разные решения в зависимости от ситуации. И результат все таки зависит от действий, а не от цели.

    3)непонятно как соотносить цели/действия и результаты. Точнее как быть уверенным, что именно предпринятые действия привели к такому результату, а не, например, какие то другие процессы во внешней среде.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Может быть много разных точек зрения на то, что такое "достижение цели". В нашей модели цель достигается через последовательность под-целей/действий, которые также являются целями, только более низкого порядка. Так что модель принима на разных уровнях

      Delete
    2. Когда появляются результаты, то все решения уже сделали и мы знаем "конечный вектор цели". При прогнозировании все действительно более интересно - вариантов развития событий может быть много, каждый из них ведет к своим результатам...

      Delete
    3. Действительно, далеко не все изменения в системе и среде можно однозначно отнести к каким-то действиям. Когда мы будем говорить об анализе, там этот вопрос обсудим более подробно. В кратце, проводить анализ достижения цели только по результатам действий в общем случае недостаточно - именно по этой самой причине. Но оценка предпринятых системой усилий - важный фактор.

      Delete