Wednesday, September 12, 2012

Поколения инструментов управления временем

Когда люди обсуждают тему эффективности в работе, разговор часто заходит об “управлении временем”. На самом деле, это название не очень удачное. Конечно, время - это один из наиболее ценных ресурсов доступных человеку. Но “управление временем” касается не только и не столько времени. Прежде чем начинать что-либо делать и планировать для этого время, стоит хорошенько подумать какова цель этой работы, насколько она важна, каковы приоритеты, и т.п. Без этого даже самое эффективное исполнение может быть совершенно бессмысленным и не приведет к желаемому успеху.

Существует множество инструментов для “управления временем”. Под термином “инструмент” мы подразумеваем не только специализированное ПО вроде Microsoft Outlook или Google Calendar. Этот термин используется здесь в более широком смысле. “Инструментом” может быть также обычное приложение типа Excel, где вы ведете список своих задач, веб-сайт, который помогает вам сбросить вес, или просто бумажные формы в вашем ежедневнике. Чтобы структуровать все это разнообразие, Стивен Кови предложил разделять несколько “поколений”. В своих выступлениях он указывал на 4 таких поколения. Ниже я дам вам свою интерпретацию этих определений.

Поколение 1 - Списки дел.

Обычные простые списки задач, иногда с приоритетами и статусом. В управлении организациями задачи могут быть переданы на исполнения другим работникам (называемых “ресурсами” или “исполнителями”). Списки дел могут разбиваться по различным областям (покупки/домашние дела или проек А/проект Б) или по времени (текущий день, текущая неделя, в этом году).

Ключевые абстракции: задача (действие), приоритет, статус выполнения, прогресс, ресурс (исполнитель)

За: Наиболее простой и легкий в понимании и использовании инструмент. Он не требует ничего особенного - списки дел можно вести при помощи обычного карандаша и листка бумаги.

Против: Черезчур все просто. Инструменты не имеют возможности нормально спланировать рабочее время или помочь в понимании для чего эта работа необходима. Люди, которые пользуются инструментами 1го поколения, могут иметь очень загруженную и хаотичную жизнь. Они могут часто наблюдают, что их силы “уходят в песок” и не приносят желаемых результатов.

Примеры: списки задач написанные на листке бумаги или в программе Excel, задачи в Outlook



Поколение 2 - Календари.

Календари добавляют еще одну размерность к задачам. Эта размерность называется “временем”. В этих инструментах задачи называются “событиями” и имеют информацию о том, когда задача должна начаться и когда ожидается ее окончание (или же просто указывается продолжительность). Продвинутые календари позволяют создавать повторяющиеся задачи.

Ключевые абстракции: задача (событие), приоритет, статус выполнения, прогресс, время начала/окончания, длительность, повторение, ресурс (участник)

За: Инструменты помогают лучше организовать рабочее время, встречи с другими людьми, спланировать достаточно времени для окончания работы, позволяют распознать и минимизировать слишком оптимистичные/нереальные ожидания.

Против: Инструменты 2го поколения все также упускают “цели/назначение” работы. Люди, которые используют календари выглядят более организованными и уверенными в себе. Но в действительности, они редко достигают то, чего хотят. Недостаток перспективы приводит их к трате большей части своего времени на срочные, но малозначимые задачи или же не позволяет рассмотреть альтернативные пути в достижении своих целей.

Примеры: настенные календари, ежедневники, календарь в Outlook, Google Calendar.



Поколение 3 - Управление целями.

Инструменты управления целями заставляют человека задуматься о том, что он в действительности пытается достичь, каков конечный результат его действий, проработать план работы, рассмотреть возможные препятствия и риски, альтернативные сценарии. И только когда человек имеет четкий план, инструменты помогают ему спланировать и исполнить требуемые задачи. Если на пути встречаются препятствия или неожиданный сюрпризы, имеется возможность вернуться и пересмотреть цели и планы их достижения. Некоторые продвинутые инструменты позволяют определить цели в различных категориях и разбить цели на подцели, но часто не более чем в 2 уровнях.

Ключевые абстракции: цель (подцель), задача (действие), приоритет, статус выполнения, прогресс, время начала/окончания, длительность, ресурс

За: Инструменты 3го поколения превносят четкое понимание целей в работе. Подход “подумай прежде чем прыгнуть” реально помогает достигать лучших результатов. Люди, которые используют инструменты управления/постановки целей, часто представляются другим как “мистер или миссис успех”. Понимание смысла дает им дополнительную мотивацию, перспективу, гибкость. Они способны достигать великих результатов при минимальных усилиях.

Против: Управление направленное на достижение единичных целей дает позитивные результаты и может выглядеть очень впечатляюще в самом начале. Но оно способно спровоцировать сильный дисбаланс в жизни. Успех на работе часто заставляет людей хотеть большего, делать больше, идти выше. Все это великолепно, но может потребовать черезчур высокую цену - повредить здоровью, разбить личные отношения, разрушить семью. После долгой череды успехов люди в конце-концов приходят к пониманию того, что они делали все неправильно и их жизнь прошла напрасно.

Примеры: бумажные формы для постановки целей, GoalsOnTrack, LifeTick



Поколение 4 - (Личной) успех в жизни.

Эволюция в управлении целями привела к пониманию важности баланса в жизни. Достижение одной или нескольких целей в отдельной области жизни далеко не всегда делает человека по-настоящему счастливым. Цель может звучать хорошо, хорошо выглядеть, но в реальности это не то, что человек хочет. Или даже если цель правильная, то другие важные области жизни могут остаться без внимания. Современный поход в инструментах управления временем требует всеобъемлющего взгляда на жизнь человека. Такие инструменты стараются покрыть все важные аспекты, такие как: личное развитие, физическое/умственное/эмоциональное здоровье, семья и друзья, финансовое состояние, общественные связи. Они помогают людям понять свои ценности, продвинуться в определении смысла своей жизни. С этой точки зрения создается набор хорошо сбалансированный целей, сформулированных для достижения максимального успеха (удовлетворения) в жизни.

Ключевые абстракции: миссия, ценности, роль, цель (подцель), задача (действие), приоритет, статус выполнения, прогресс, время начала/окончания, длительность, ресурс

За: Инструменты 4го поколения помогают определить не только “хорошо звучащие”, но и правильные цели. Правильно сбалансированный набор целей помогает в достижении успеха в жизни. Люди, которые используют инструменты “достижения успеха” хорошо разбираются в том, что делает их счастливыми. Они делают правильные шаги в правильном направлении по всем фронтам, балансируя между работой и личной жизнью, заботясь о своем самочувствии и качестве жизни.

Против: Хотя подход “достижения успеха в жизни” и выглядит очень продвинутым и зрелым, но в нем также есть свои недостатки. Основными проблемами являются “одиночество”, “проблемы совместимости” и “недостаточная поддержка”. Люди могут иметь свои собственные цели, но их организации и их семьи могут идти в направлении совершенно иных целей, или не иметь целей вообще. Таким образом, “достигатели целей” могут чувствовать, что они “сами по себе”, что вынуждены “идти против остального мира”. Это не остановит людей с высокой силой духа, но может оказаться неразрешимым препятствием для большинства.

Примеры: PlanPlus (?)



Стивен Кови остановился на 4х поколениях. Но я решил продолжить и определил 5е поколение.

Поколение 5 - “Социальное движение”.

Последнее поколение в моем списке сформулировано на основе анализа недостатков инструментов предыдущего 4го поколения. Хотя количество таких инструментов и сильно ограничено, я набрался смелости и сделал свои заключения на основе довольно слабых фактов. Из приведенных мною описаний выше, вы можете увидеть мой позицию построенную на том, что “человек - это социальное животное”. Для большинства представителей нашего вида чувства “одобрения”, “поддержки”, “части чего-то большего”, “вклада в общее дело” значит довольно многое. Я назвал 5е поколение - “социальным движением” (на английском звучит как “Social Drive”, извините за неуклюжий перевод) чтобы выставить вперед этот социальный аспект.

В добавление к “я/мне” такие инструменты рассматривают близкое и дальнее социальное окружение человека. Они помогают определить и визуализировать “групповые” цели, реализуют совместное владение целями для всех членов группы, позвляют им вносить свой вклад в постановку и достижение целей. Эти инструменты также позволяют сочитать личные цели с целями групповыми.

Несколько новых концепций в управлении целями в инструментах 5го поколения:
  • “Совместное владение” - визуализации общих целей, и даже возможность их изменения со стороны членов группы
  • “Делегирование” - передача целей другим людям для достижения
  • “Персонализация” - переопределение делегированных или общих целей на основе собственных ценностей и личных целей высокого порядка
  • “Поддержка/ободрение” - поддержка, мотивация других людей в достижении их целей

Ключевые абстракции: группа (семья, организация), совместное владение, поддержка/ободрение, делегирование, персонализация, миссия, ценности, роль, цель (подцель), задача (действие), приоритет, статус выполнения, прогресс, время начала/окончания, длительность, ресурс

За: Лучшая совместимость с целями других людей или организации, более высокий вклад в общество, меньше конфликтов и стрессов, больше прозрачности и поддержки, получение помощи и дополнительная мотивация со стороны остальных членов группы

Против: Пока неизвестно (?)

Примеры: Существуют ли уже такие инструменты? На самом деле, это моя личная цель создать такой инстумент! :)



No comments:

Post a Comment